SE PUBLICA RESOLUCIÓN EXENTA DE LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO SOBRE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE REGISTRO Y CONTROL DE ASISTENCIA

Con fecha de hoy 9 de mayo de 2024 se publicó en el Diario Oficial la Resolución Exenta N°38 de la Dirección del Trabajo sobre sistemas electrónicos de registro y control de asistencia, que entra en vigencia con esta misma fecha.

Actual artículo 33 del Código del Trabajo

Esta resolución se dicta en virtud de la sustitución del artículo 33 del Código del Trabajo que realizó la Ley N°21.561 sobre reducción de la jornada laboral y que entró en vigencia el 26 de abril pasado. Artículo actual que establece que:

“El empleador tiene el deber de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias. Estará obligado a llevar un libro de asistencia del personal, un reloj control con tarjetas de registro o un sistema electrónico de registro.

Una resolución del Director del Trabajo, que se publicará en el Diario Oficial, establecerá y regulará las condiciones y requisitos que deberán cumplir los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y horas de trabajo correspondientes al servicio prestado, el que será uniforme para una misma actividad.

La Dirección del Trabajo, a petición de parte, se pronunciará respecto de si un determinado sistema electrónico se ajusta a las condiciones establecidas en la referida resolución, lo que habilitará su utilización.”

Implicancias de la Modificación según Dictámenes de la Dirección del Trabajo

En virtud de esta modificación legal, el control de la jornada hoy constituye la regla general en materia laboral, y, en consecuencia, la obligación de los empleadores de controlar la asistencia y las horas de trabajo de sus dependientes.

El empleador debe mantener sólo un sistema de registro y control de asistencia y horas de trabajo.

Se reconoce expresamente la existencia de sistemas de registro y control de asistencia electrónicos, debiendo el Director del Trabajo emitir una resolución que establezca y regule sus condiciones y requisitos, y a solicitud de parte determinar si una plataforma los cumple y la forma en que se solicitará el pronunciamiento.

Sin perjuicio de lo anterior, se mantendrán vigentes las autorizaciones de sistemas especiales de registro y control de asistencia, jornada y descansos, que hayan sido emitidas con anterioridad al 26 de abril de 2024, bajo las condiciones que establece esta resolución.

Resolución Exenta N°38 de la Dirección del Trabajo sobre sistemas electrónicos de registro y control de asistencia

Así, frente a este mandato legal la Dirección del Trabajo ha cumplido con dictar la Resolución Exenta N°38 que establece y regula las condiciones y requisitos de los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y la forma en que se solicitarán pronunciamientos a su respecto.

Frente a esta nueva normativa de la Dirección del Trabajo resulta relevante destacar los siguientes puntos:

  1. Se definen los conceptos técnicos clave respecto a los sistemas.
  2. Se establecen los requisitos que deberán cumplir los sistemas electrónicos, tales como:
    • Estar en castellano y considerar la terminología técnica utilizada en Chile.
    • Sus componentes básicos.
    • El proceso de enrolamiento e identificación o autentificación de trabajadores en la plataforma.
    • La seguridad de los mecanismos.
    • Transmisión automática a la base de datos, y excepción en caso de lugares sin conexión a señal.
    • Sello de tiempo.
    • Envío de comprobantes de marcación de manera automática al trabajador a su correo electrónico personal.
    • Contenido de los sistemas y comprobantes de marcación, destacando los requisitos de geolocalización y la individualización de empleador y empresa contratista o de servicios transitorios si corresponde.
    • Deben contar con sistemas de seguridad.
    • Deben estar siempre disponibles para consulta vía web.
    • Deben contar con un portal de fiscalización de acceso directo para la Dirección del Trabajo, y además generar un reporte histórico de los accesos de la Dirección del Trabajo.
    • Permite se integre al control de acceso del recinto.
    • Regula el tipo de reportes que deberá generar el sistema.
    • Estandariza las nomenclaturas a utilizar.
    • Establece las reglas del marcaje e incorpora el procedimiento de modificación, reemplazo o agregado de marcaciones.
    • Establece la obligación de que genere alertas automáticas por falta de marcación de inicio y término de jornada, por jornada excesiva, por compensación de días de descanso y de desconexión.
    • Entre otros.
  3. Establece la obligación para el Empleador de definir en el contrato de trabajo o Reglamento Interno la forma primaria y la secundaria de identificación de los trabajadores.
  4. Agrega en el caso de trabajadores puestos a disposición por una Empresa de Servicios Transitorios, la obligación de que el sistema envíe un comprobante de marcación de manera automática además a la EST.
  5. Regula la protección de datos personales de los trabajadores.
  6. Establece el acceso otorgado voluntariamente por el empleador al sistema tanto para empresas principales o mandantes y de servicios transitorios.
  7. Obliga a la capacitación de los trabajadores respecto del sistema a implementar.
  8. Establece el deber del empleador de incorporar en el Reglamento Interno las normas de uso de los sistemas.
  9. Regula los descuentos, compensación de horas extraordinarias, cálculo de atrasos y sobretiempo en relación al sistema.
  10. Establece la opción de que el sistema funcione con flexibilidad horaria a elección del trabajador dentro de una franja de tiempo y ajustándose automáticamente la salida.
  11. Establece que el sistema deberá poder generar documentos tales como anexos de contrato, pactos, notificaciones y solicitudes, es decir, no sólo ser un sistema de registro de asistencia.
  12. Regula el uso de teléfonos móviles para el registro del sistema entregados por el empleador o de propiedad del trabajador, estableciendo que el empleador deberá asumir todos los costos de su uso, tales como plan de datos, recambio de accesorios, servició técnico y reposición. En caso del uso de teléfonos personales, se deberá consentir por escrito por los trabajadores acordando las condiciones que estimen para su uso, incluido el pago por su uso, que podrá ser mediante asignación o pago directo del empleador. Si la suma no cubre el plan de datos el trabajador no se encontrará obligado a realizar marcaciones hasta que sea pagado el plan.
  13. Regula la responsabilidad de los empleadores a sancionar por la Dirección del Trabajo y de los prestadores del sistema.
  14. Establece el proceso de certificación del sistema y las formalidades de la solicitud de autorización.
  15. Se establece que cada sistema previo a su comercialización o primera implementación deberá ser certificado por la Dirección del Trabajo, sin necesidad de que se vuelva a solicitar para cada empleador.
  16. Establece que existirá un registro público de sistemas certificados por la Dirección del Trabajo.
  17. Las autorizaciones de sistemas especiales vigentes al 26 de abril de 2024 se mantendrán vigentes siempre que se cumpla con los requisitos de esta resolución.
  18. Las autorizaciones de sistemas generales vigentes al 26 de abril de 2024 se mantendrán vigentes hasta el 26 de abril de 2025 de no expirar con anterioridad.